35 Kpi’s de Ventas y Métricas que puedes trackear + [Fórmulas, Ejemplos y Plantillas] 

Tan importantes son las propias ventas, como saber, y conocer al dedillo, cuáles son los Indicadores Clave de Rendimiento (KPI’s). Realizar un buen seguimiento y monitorizar todos tus datos, es esencial para optimizar tus procesos y mejorar tus resultados.

por Jessica González

Pero antes de optimizarlos necesitarás conocer todos los Kpis de ventas y métricas que afectan de manera directa en ellas. Aquí vas a encontrar los más importantes, cuáles son las fórmulas para que sepas calcularlos y algunos ejemplos con datos para que no tengas duda alguna.

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Métricas venta

Antes de nada debes conocer cuáles son las métricas que deberás tener en cuenta y que te ayudarán después a calcular tus Kpi’s de ventas  y a analizarlos para optimizarlos.

Controlar las métricas kpi's de venta ayuda a optimizar los procesos

Las métricas de venta son datos, sin necesidad de hacer fórmulas o cálculos de porcentajes o tasas. Son datos brutos pero, totalmente necesarios, para sacar tus Kpi’s de ventas.

1. Leads mensuales

Debes tener en cuenta que por lead se entiende todo prospecto que nos facilita algún dato de contacto, ya sea su nombre, su email, su teléfono, intereses…

Nº leads mensuales = Total de número de leads en un mes

Por ponerte un ejemplo: Una persona puede visitar nuestra página web, pero no dejará de ser un prospecto para pasar a ser un lead, hasta que no deje sus datos de contacto para pedir más información sobre tu producto o servicio.

Es en ese momento, en el que accede a entrar en nuestra base de datos, cuando ya podemos empezar a tratarlo como un lead, a calificarlo según el interés que haya mostrado y a nutrirlo con una cadena de email, o realizarle un seguimiento con llamadas telefónicas, para intentar resolver sus dudas.

2. Leads trimestrales

Del mismo modo podrías calcular el número de leads que consigues en períodos de 3 meses.

Nº leads trimestrales = Total de número de leads en períodos de 3 meses

3. Leads anuales

Es interesante que tengas en cuenta esta métrica anualmente, ya que te facilitará comparar dónde estabas al empezar el año y en qué punto estás cuando lo termines.

Nº leads anuales = Total de número de leads en un año

5. Ingresos trimestrales

Para tener una visión más concreta también es importante que saques la métrica de tus ingresos por trimestre para ayudarte a afinar los procesos e implementar mejoras que puedas incidir en el cómputo total anual.

Ingresos trimestrales = Suma de los ingresos de las ventas en un trimestre

6. Ingresos anuales

Los ingresos también deberás conocerlos por períodos anuales de manera que puedas ver una comparación con años anteriores y establecer objetivos para próximos períodos.

Ingresos anuales = Suma de los ingresos de las ventas en un año

7. Ingresos por producto

Imagina que tienes 2 productos o servicios. O un mismo producto o servicio pero cuentas con distintos planes.

Deberás saber cuáles son los ingresos por cada producto o plan y esto te ayudará a conocer posteriormente qué producto tiene más éxito.

Ingresos por producto = Suma de los ingresos de las ventas de un producto

8. Ventas mensuales

Hablar de ventas mensuales es hablar del número de ventas totales que se realizan en un período de tiempo, en este caso a lo largo del mes.

Ventas mensuales = Nº de ventas en un mes

9. Ventas trimestrales

Las ventas trimestrales hacen referencia al número de ventas totales que se dan en un período de 3 meses.

Ventas trimestrales = Nº de ventas en un trimestre

10.  Ventas anuales

Con ventas anuales nos referimos al número de ventas totales que han tenido lugar en un año.

Ventas anuales = Nº de ventas en un año

11.  Ventas por vendedor

Para conocer el rendimiento de tus vendedores tienes que conocer cuál es el número de ventas que consiguen cerrar. Esta métrica la puedes sacar por períodos de tiempo que tú estipules.

Ventas por vendedor = Nº ventas de un vendedor en un período de tiempo

12.  Ventas por producto

Al igual que te interesaría saber los ingresos que recibes por cada producto necesitarás saber el número de ventas que se consiguen de cada uno de ellos.

Ventas por producto = Nº de ventas de un producto

13.  Llamadas diarias

Para calcular esta métrica de ventas hay que sacar un cómputo total del número de llamadas que realiza un equipo de ventas al día.

Llamadas diarias = Nº de llamadas en el día

14.  Llamadas semanales

También podrías sacar las llamadas totales que se hacen a lo largo de una semana.

Llamadas semanales = Nº de llamadas en la semana

15.  Llamadas mensuales

Saber cuántas llamadas realizan tus vendedores al mes, te ayudará a establecer objetivos para los próximos meses.

Llamadas mensuales = Nº de llamadas en el mes

16.  Llamadas anuales

Llevar un recuento del número de llamadas anuales que hace tu equipo de ventas es imprescindible para realizar un balance de resultados y próximos objetivos.

Llamadas anuales = Nº de llamadas a lo largo de un año

17.  Llamadas por vendedor

De igual forma que tener un control del número de llamadas totales que se hacen por períodos, es imprescindible que saques esas métricas por cada uno de tus vendedores.

Puedes calcularlas de manera semanal, mensual, trimestral…

Llamadas por vendedor = Nº de llamadas de un vendedor en un período

18. Tiempo dedicado a la venta 

Esta métrica de venta hace referencia al tiempo que pasan los vendedores realizando tareas de venta, ya sea de manera telefónica o por emails.

Tiempo dedicado a vender = Tiempo total que se dedica a acciones de venta

19. Emails enviados

Es muy probable que envíes emails para reforzar tu venta, el proceso en sí. Por ejemplo, ofreciendo una promoción exclusiva. Si ya tienes definida una estrategia de envío de emails te interesará conocer cuáles son los datos que debes analizar para optimizar tus flujos o cadenas de emails.

Emails enviados = Nº de emails que envías

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KPI’s ventas

Ahora que ya sabes cuáles son las métricas de venta más importantes puedes empezar a calcular algunos Kpi’s de ventas que te ayudarán a optimizar tus procesos y estrategias para maximizar tus resultados.

20. Tasa de Cierre

Cuando hablamos de tasa o ratio de cierre nos referimos a la efectividad del equipo de ventas. Se calcula dividiendo el número total de ventas durante un período, por ejemplo mensualmente, entre el número total de opciones con las que contaban.

Si te dedicas a la venta de manera individual o tienes intención de hacerlo calcular este KPI’s de ventas, sería igual para ti: número total de ventas entre el número de posibles clientes que has contactado.

Tasa de cierre = Nº de ventas / Nº de clientes potenciales

Esta métrica te puede ayudar a optimizar tu estrategia de generación de leads para lograr leads de mayor calidad, que al final son más propensos a convertir.

21.  Leads para un cliente

De igual forma que se puede calcular el porcentaje, o tasa de cierre, puedes hacer un cálculo a la inversa y saber cuántos leads necesitas para cerrar una venta. Para ello tendrás que saber el número de leads totales y el número de ventas conseguidas en un mismo período y realizar una regla de 3.

kpi's de ventas

22. Previsión de cierre

Las previsiones se obtienen teniendo en cuenta los datos de cierre de los vendedores y del número de leads que se generan. A partir de la tasa de conversión de lead a cliente se pueden establecer esas previsiones. Se trata de mejorarlas para estipular unos objetivos a corto plazo.

Con estos datos puedes comparar y analizar si se están mejorando esas previsiones o no. Además te ayudará a mejorar las estrategias que hayas definido.

Si de cada ‘X’ número de leads se están obteniendo ‘X’ número de clientes puedes considerar que si aumentando en ‘X’ porcentaje el número de leads se aumentará de manera equitativa la conversión de clientes.

23.  Coste de adquisición del cliente (CAC) 

Esto hace referencia a cuánto pagas para conseguir tener un cliente. Y dirás ¿tengo que pagar para cerrar un cliente? Es inevitable, sí. Aquí entrarían en juego los presupuestos tanto en marketing como en ventas, como por ejemplo la inversión en publicidad.

Cuanto menos pagues por cada cliente, mayor será el beneficio que obtengas y como consecuencia el Retorno de la Inversión (ROI).

Patrick Campbell, fundador y CEO de ProfitWell afirma que «El costo de adquisición del cliente genera y elimina los ingresos, lo que lo convierte en una bendición y una maldición. Una empresa viable necesita un valor saludable de vida para la relación CAC, sin que esté en problemas. Calcular mal el CAC o no calcularlo en absoluto no es una opción».

CAC = Costes marketing + ventas / Nº clientes

Para entender cuál es el poder de este Kpi’s de ventas, tenemos que analizarlo en comparación con el Life Time Value:

24.  Valor de vida del cliente (LTV)

Se entiende por LTV el tiempo de vida de un cliente. Es decir el tiempo que pasa siendo cliente, contado desde el momento de su conversión hasta el momento en el que se pone fin a la relación.

LTV = Gasto medio * Recurrencia adquisición * Vida del cliente

El cálculo de este KPI’s  de ventas tiene en cuenta el gasto medio que realizan nuestros clientes, la recurrencia de adquisición media de nuestros clientes durante el año y el número de años de vida del cliente.

¿Cuál es la relación con el CAC? Teniendo en cuenta que el CAC es el cálculo de lo que te costaría conseguir ese cliente, cuanto menor sea el CAC y mayor el LTV, mejores resultados para la empresa. Es decir, cuanto menor sea la inversión necesaria para conseguir la conversión y mayor sea el tiempo que permanezca como tal mayor será el retorno.

Kpi's de ventas tipos de modelos

Es por eso que, atraer los leads correctos y de mejor calidad, nos asegurará que el tiempo de vida sea superior que el de los leads menos cualificados.

25.  Porcentaje llamadas por vendedor

Teniendo en cuenta el número de llamadas totales que realiza un equipo de ventas se puede sacar el porcentaje de llamadas que realiza cada vendedor en un período de tiempo que establezcas.

Tasa llamadas por vendedor = Nº llamadas de un vendedor / Nº de llamadas totales

26.  Porcentaje ventas por vendedor

En el cálculo de ventas por vendedor se tiene en cuenta el número de ventas totales conseguidas por un vendedor en concreto, y en un tiempo establecido, y el número total de ventas conseguidas por todo el equipo en ese mismo período seleccionado.

Calcular el porcentaje de ventas por vendedor también se podría hacer de manera mensual, trimestral o anualmente. El período lo eliges tú.

Ventas por vendedor = Nº ventas en un período de tiempo / Nº ventas totales

27.  Tasa ventas / llamadas

Esta métrica de venta sirve para conocer cuál es el número medio de llamadas que se han necesitado para conseguir la conversión.

Tasa de ventas por llamadas = Media del nº total de llamadas con cada cliente

28.  Duración ciclo lead a cliente

¿Cuánto tiempo pasa desde que un vendedor entra en contacto por primera vez con un lead hasta que se cierra la venta?

Esa es la duración del ciclo de una venta. Para calcularlo hay que establecer la media de ese tiempo que han tardado tus leads en llegar a ser clientes.

Duración ciclo lead a cliente = Tiempo medio entre el primer contacto hasta el cierre

29.  Duración media llamadas

Este Kpi’s de ventas hace referencia a la media de duración de cada una de las llamadas que realizan los comerciales a los leads.

Duración media llamadas = Nº total de tiempo de las llamadas / Nº total de llamadas

30.  Duración media llamadas por vendedor

Puedes calcular la duración media de las llamadas por cada vendedor. Con estos Kpi’s de ventas podrás crear objetivos personales y personalizados para cada miembro del equipo.

Duración media llamadas por vendedor = Nº total de tiempo de las llamadas de un vendedor / Nº total de llamadas de un vendedor

31.  Porcentaje llamadas con respuesta

Que tus vendedores realicen un número específico de llamadas, no quiere decir que en todas vayan a recibir respuesta, puede que los destinatarios no se encuentren disponibles en ese momento, por ejemplo.

Porcentaje llamadas con respuesta = Nº total de llamadas con respuestas / Nº total de llamadas

32.  Porcentaje ventas por producto/servicio

Si cuentas con más de un producto/servicio o plan de precios es necesario que conozcas el porcentaje de ventas que se realizan de cada uno de ellos.

Porcentaje ventas por producto = Nº total de ventas de un producto / Nº de ventas totales de todos los productos

No solo es importante conocer el porcentaje de ventas de cada uno de tus productos sino también el porcentaje de ingresos ya que cada producto puede tener unos precios y unos beneficios.

33.  Porcentaje ingresos por producto

Porcentaje ingresos por producto = Suma ingresos de un producto / Suma ingresos totales de todos los productos

34.  Tasa apertura emails

El porcentaje de aperturas es el número de personas que abren los emails que reciben.

Porcentaje de aperturas = Nº emails abiertos / Nº emails enviados

35.  Tasa click emails

La tasa de click tiene en cuenta el número de personas que interactúan con nuestros emails después de abrirlos, ya sea hacer click en un enlace, en un vídeo… en definitiva cualquier Call To Action (CTA) que esté insertado en el cuerpo de texto.

Tasa de click = Nº clicks / Nº emails abiertos

KPI’s de ventas ejemplos

Para ayudarte a entender los kpi’s de ventas o métricas de venta he preparado varios ejemplos con unos sencillos cálculos.

1. Tasa de cierre

Recordemos que la tasa de cierre hacía referencia al número de ventas que se realizaban del total de leads con los que se contaba.

Vamos a calcularlo de manera mensual. Supongamos que ha terminado el mes. Deberías hacer un recuento del total de leads que se han generado.

Por otro lado deberías tener el recuento total de los clientes que se han cerrado para ese mismo período.

Se han generado 378 leads en el mes. Y has cerrado 52 ventas.

Tasa de cierre = 51 (Nº ventas) / 378 (Nº leads)

Tasa de cierre = 0,13 (traducido en porcentaje sería de un 13%)

Esa es la tasa de cierre que tienes. Un 13%.

2. CAC 
Calcular el CAC en kpi's de ventas es imprescindible

Vamos a seguir con los mismos datos. 52 clientes cerrados en el mes. Para calcular el CAC necesitarás saber cuánto has invertido en costes de marketing y ventas.

Imaginemos que has invertido 18.000€ en marketing y ventas.

CAC = 18.000€ (Costes marketing + ventas) / 51 (Nº ventas)

CAC = 352,94€

Por lo que generar cada cliente te ha costado 353€ aproximadamente. Aquí puedes aprovechar para calcular cuánto es el beneficio que te deja ese cliente teniendo en cuenta cuál ha sido el importe de la venta.

Supongamos que cada cliente deja una media de 550€ por venta.

Si cada cliente te cuesta una media de 353€, el beneficio que obtienes por cada cliente es la diferencia entre el precio y el coste. (550€ – 353€ = 1.970€)

Por lo que con cada venta estarías consiguiendo 197€ de beneficio bruto.

3. LTV

Para calcular el LTV tenemos que tener en cuenta algunos datos. Como son el gasto medio que hacen nuestros clientes en un período. Las veces que vuelven a comprar, es decir la recurrencia de compra y el tiempo medio que permanecen como clientes.

Este cálculo primero debes hacerlo por cada uno de tus clientes y después sumar todos los resultados y sacar una media del total de clientes para poder calcular después el LTV.

Supongamos que tenemos 2 clientes, por hacer un cálculo sencillo. El primero ‘X’ ha gastado de media durante los 12 meses anteriores 350€. La recurrencia en sus compras, es decir, las veces que ha vuelto a comprar es un total de 5. Y vamos a poner que la permanencia de este cliente es de 3 años.

El cliente ‘Y’ ha realizado un gasto medio de 270€. Su recurrencia es de 3 veces y la permanencia ha sido de 1 año.

Por un lado tenemos que sacar las medias de cada uno de estos valores.

Gasto medio ‘X’ + ‘Y’ = 350€ + 270€ = 620€ / 2 (que es el número total de clientes) = 310€. Por tanto el gasto medio de los clientes es de 310€ y como estamos calculándolo en meses multiplicamos por 12. Así que 310€ * 12 = 3720€.

Genial. Veamos ahora el tiempo medio de recurrencia. Teníamos que ‘X’ era de 5 veces y que ‘Y’ de 3 año. Por tanto: 5 + 3 = 8. Dividido entre nuestro número total de clientes: 8 / 2 = 4. La recurrencia media de nuestros clientes es de 4 veces.

Por último. Vamos a calcular su permanencia.

Recordemos que la de ‘X’ era de 3 años y la de ‘Y’ de 1. Por lo que 3 + 1 = 4 y dividido entre el total de clientes, 4 / 2 = 2 años.

El tiempo medio de nuestros clientes es de 2 años.

Genial ya tenemos todos los datos. Ahora podemos calcular el LTV de nuestros clientes.

LTV = 3720€ (gasto medio) * 4 veces (recurrencia) * 2 años (permanencia) = 29.760

4. Tasa de ventas por vendedor

Para calcular el porcentaje de ventas de un vendedor tomaremos como referencia, por un lado el número de ventas totales del equipo. Lo vamos a calcular de manera mensual. Y por otro lado el número de ventas de un vendedor en concreto.

Supongamos que en el mes se han realizado 347 ventas en total. Y el vendedor ‘Z’ ha logrado 89.

Tasa de ventas por vendedor = 89 ventas (de ‘Z’) / 347 ventas totales = 0,25

Tasa de ventas por vendedor = 25%.

Es decir que ‘Z’ ha logrado un 25% del total de las ventas mensuales.

5. Duración ciclo cliente

Si queremos publicar la duración del ciclo de nuestros clientes desde que entran como leads debemos tener en cuenta el tiempo que pasa desde que se convierte en un lead hasta que convierte.

Vamos a suponer que tenemos 5 clientes.

‘X’ se crea como lead el 1 de marzo y convierte el 1 de junio. Por tanto pasan 3 meses.

‘Y’ se crea como lead el 1 de abril y convierte el 1 de septiembre. Por tanto pasan 5 meses.

‘Z’ se crea como lead el 1 de febrero y convierte el 1 de octubre. Por tanto pasan 8 meses.

‘A’ se crea como lead el 1 de julio y convierte el 1 de agosto. Por tanto pasa 1 mes.

‘B’ se crea el 1 de enero y convierte el 1 de noviembre. Por tanto pasan 10 meses.

Duración media de ciclo de lead a clientes = 3 + 5 + 8 + 1 + 10 = 22 meses / Nº total de clientes = 22 meses / 5 clientes = 4,4 meses

Ese es el tiempo medio de conversión de nuestros clientes.

6. Tasa aperturas y click

Imagina que envías una campaña a un total de 5.684 leads. Y lo abren 1.239 personas.

Tasa de aperturas = 1.239 aperturas / 5.684 emails enviados = 0,21

Tasa de aperturas = 21%

Vamos a calcular ahora la tasa de click. Siguiendo el mismo ejemplo. De esas 1.239 aperturas, solo recibes 47 clicks.

Tasa de click = 47 clicks / 1.239 aperturas = 0,03

Tasa de click = 3%

Calcular todos tus datos y llevar un control sobre ellos te ayudará a ver dónde se puede mejorar y en base a qué establecer unos objetivos semanales, mensuales, etc. Por es tan importante que tengas un CMS ya que desde esta plataforma puedes llevar un control de todos estos datos y visualizarlos de manera muy sencilla.

Por ponerte un ejemplo, el CMS que tenemos nosotros, aquí en Scoreapps, y que utilizan nuestros resellers, no es solo un CMS, se trata de una solución que está compuesta de una herramienta de creación de Apps con tecnología pre desarrollada, un Backend de control donde poder realizar el seguimiento de todas tus analíticas y además integra funciones de Marketing Automatizado.

KPI’s de ventas excel

Sé que puede resultar un poco confuso calcular todos estos Kpi’s de ventas por eso he preparado 1 plantilla de excel que puedes abrir ahora mismo y que te ayudará a realizar un buen análisis y seguimiento de tus ventas. 🤓Una vez abierto descárgalo y edítalo con tus datos.

Quiero la plantilla de excel

Espero que te haya resultado de gran utilidad este artículo. Si tienes alguna duda, déjame un comentario. ¡Y no te olvides de compartirlo! Puedes ayudar a otras muchas personas como tú.

Te veo prontoo :)