Cómo Organizar un Evento Corporativo de Éxito [con una App]

Según el informe elaborado por Bizzabo, el 60% de los usuarios de teléfonos móviles utilizan sus dispositivos en reuniones y eventos sociales. De hecho, la mayor parte de los organizadores de eventos (86%) cree que esta tecnología puede mejorar el éxito de sus eventos.

por Jessica González

Hoy en día, las Aplicaciones móviles de Eventos pueden realizar la mayor parte de las acciones relacionadas con la organización y la gestión: desde ayudar a los usuarios a navegar por el espacio donde se celebra el Evento o enviar las invitaciones, hasta facilitar la comunicación con los asistentes enviando información directa a través de Notificaciones Push.

Tanto para nuevos emprendedores, como para empresarios con años de trayectoria, la organización de Eventos corporativos que impulsen y den a conocer sus proyectos en el mercado, se ha convertido en una prioridad. Sobre todo porque funciona como una plataforma para el acercamiento con clientes actuales y potenciales. En este post te cuento todas las Claves de por qué una App es imprescindible para organizar tu Evento.

🎁 Pero antes, y solo por estar aquí y dedicarnos unos minutos, queremos regalarte esta guía definitiva sobre «Cómo crear una Aplicación Móvil Paso a Paso». Puedes descargarla y recibirla en tu email de manera completamente gratuita.

Para que entiendas todo el potencial que tiene una App en la organización de un Evento, me gustaría hablarte de un claro Caso de Éxito de una gran empresa que creó una App para la organización de un Evento corporativo.

Apps para Organizar Eventos: Caso de Éxito de GMV

Para que los que no conozcáis a GMV, esta organización es un grupo empresarial internacional que cuenta con más de 1.700 empleados y una dilatada trayectoria en proyectos innovadores.

Este Grupo decidió incluir una App en la organización de una gran reunión corporativa con todos los trabajadores con el fin de fomentar la participación de los asistentes. El resultado fue un éxito rotundo.

Caso de Éxito de una App para organizar eventos

¿Cuál fue su secreto? Estas son las funcionalidades que añadieron a la App y que hicieron que esta herramienta fuera extremadamente útil para sus usuarios:

  • Área privada para asistentes. En la Aplicación se habilitó el acceso a un perfil privado por usuario en el que podían colgar su información de contacto, fotos y almacenar documentos personales que pudieran necesitar durante el Evento.
  • Información. Esta sección es indispensable para compartir información sobre la agenda del Evento, participantes, emplazamiento…
  • Muro social. Se fomentó la interacción entre todos los asistentes y la propia compañía a través de un espacio en el que podían intercambiar opiniones, responder a preguntas y otros comentarios, etc.
  • Galería de imágenes. En este apartado de la aplicación los asistentes podían compartir imágenes del Eventos con todos los participantes.
  • Encuesta. La compañía incluyó en la App una encuesta anónima de satisfacción muy cómoda de completar. Los asistentes podían sugerir mejoras para próximos Eventos corporativos y felicitar a los organizadores.

¿Qué debes tener en cuenta para que tu App del Evento sea un éxito?

Casos como el de GMV demuestran el gran potencial de las Aplicaciones Móviles para que la organización de un Evento sea todo un éxito. Pero hay algo más.

A la hora de crear la App para un evento es muy importante tener en cuenta una serie de consideraciones previas, sobre todo porque existen multitud de funciones que puedes activar dependiendo del objetivo principal del Evento.

Apps para incrementar los asistentes a un evento

Antes de comenzar con el desarrollo de la App debes hacerte, al menos, dos preguntas:

  1. ¿Cuál es el principal objetivo que se persigue con la App? Esta es la pregunta principal antes de arrancar con la creación de la App.
  2. ¿Qué pueden esperar de la App los asistentes y cómo puede ser la App útil para ellos? Es muy importante establecer que puede ofrecer la aplicación móvil a la gente, qué es lo que los asistentes van a necesitar encontrar en la App.

En función de las respuestas a estas preguntas, la aplicación móvil deberá incluir unas funciones u otras, y para ello, es primordial contar con un CMS de última generación que incluya multitud de características y herramientas.

Funciones de una App para organizar Eventos Corporativos

En Scoreapps hemos desarrollado una tecnología capaz de hacer crecer y posicionar tus Eventos entre los asistentes.

¿Cómo? Con nuestra plataforma puedes incluir funcionalidades específicas para las necesidades de una gran convocatoria. Puedes diseñar, construir y gestionar la App sin necesidad de conocimientos de programación ¡en tan solo unos minutos!

Caso de Éxito de una App móvil para un evento

Ahora vamos a ver las funciones que puedes incluir con nuestro CMS para que tus Eventos corporativos sean altamente eficientes y alcancen un gran éxito:

  • Notificaciones Push con Geofencing

Son una de las funciones más potentes que puede incluir una App para Eventos es el envío de mensajes push ilimitados.

Puedes enviar alertas y recordatorios como el lugar de celebración, fecha y hora, o avisar sobre las sesiones que tendrán lugar durante el Evento corporativo y destacar algo de información sobre ellas.

Esta función también es muy útil para dar avisos sobre cambios de última hora, o para dar información que incentive la interacción entre los asistentes.

  • Registro/Zona Privada

Nuestro CMS también permite habilitar un área privada de usuario para los asistentes al Evento. Para ello hay que añadir la función de Registro, que te permitirá mejorar enormemente la experiencia de los asistentes.

función registro zona privada del CMS de Scoreapps

Además de recopilar datos valiosos, esta característica permite a los usuarios colgar documentos importantes que vayan a utilizar durante el Evento.

En él pueden colgar documentos importantes que vayan a utilizar en el Evento, enviar mensajes a otros asistentes que hayan conocido en el Evento, actualizar su perfil profesional… ¡las posibilidades son infinitas!

  • Galería de Imágenes

Uno de los elementos que más engagement generan son los vídeos y las imágenes. Con nuestro constructor se puede añadir una galería de imágenes a la App del Evento para colgar fotos de los asistentes y de las actividades que se realicen.

  • Muro social

Y hablando de engagement… añadir un muro social a la App del Evento corporativo es una manera genial de aumentarlo y activar la conversación de tu comunidad.

Esta característica es perfecta para que los asistentes puedan hacer preguntas, generar debate y dejar comentarios y opiniones.

  • Encuestas

A través de la función de Formulario puedes conseguir feedback de los asistentes al Evento. Esta función es tan flexible que permite elegir entre varias opciones y adaptarlas para poder satisfacer las necesidades y personalizar el diseño.

Además, también contamos con una funcionalidad de formulario Wufoo, que permite optimizar aún más los formularios de la App.

  • Integración de Redes Sociales y Blog

Nuestro CMS también permite integrar las Redes Sociales y el blog con la App del Evento, permitiendo nutrir la App sin esfuerzo con todo lo que vayas colgando en tus otros canales corporativos.

Además, se puede hacer promoción de la App del Evento en las redes sociales corporativas.

  • Newsletter y Mailing list

¿Quieres darle máxima difusión a tu Evento y enviar información relevante e interesante relacionado con él? Entonces esta función te va a encantar 😁

Es perfecta para obtener datos de los asistentes que usan la App y aumentar la lista de suscriptores.

Conclusión

Como has podido ver a lo largo de este artículo, las Aplicaciones móviles resultan una herramienta muy útil a la hora de optimizar todos los procesos de gestión y organización de un Evento corporativo.

Su comodidad, su facilidad de uso y su interactividad favorecen el engagement creando comunidad y conversación entre sus usuarios. Pero ¿sabes cuál es la característica que hace a esta herramienta realmente útil? Las Apps de Eventos funcionan 24 horas al día para satisfacer cualquier necesidad que puedan tener los asistentes en cualquier momento. Por ejemplo, consultar una duda, comprobar horarios y fechas, solicitar y descargar información que quieran compartir…

Si estás organizando -o quizá lo hagas próximamente- un Evento para empresa, no dudes en consultar todo lo que nuestra tecnología de última generación puede ofrecerte.