Equipo de ventas: Cómo optimizar una estructura y maximizar los resultados + [Bonus extra]

¿Sabes por qué? Porque no están bien definidos los objetivos y la estructura de un equipo de ventas y eso parte de no tener bien estructuradas las operaciones de ventas. Y es que las operaciones de ventas engloban todo el equipo que gestiona los procesos y cualquier tarea de ‘no venta’ del proceso de ventas.

Por eso en este post no me voy a centrar en el proceso de ventas, sino en las operaciones de ventas y en cómo estructurar ese equipo de ventas para que maximices los resultados en ellas. Conocerás cómo es una estructura ideal y cuáles son sus roles y responsabilidades. ¡Así que vamos a ello!

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Planificación de ventas

Lo primero que hay que entender es la gran diferencia que hay entre un equipo de ventas y la adaptación o habilitación de ventas. Un equipo de ventas no podría funcionar adecuadamente sin dotarlo de contenido y la orientación adecuada para que puedan formalizar la venta y aquí entra en juego el equipo de operaciones que es quien se encarga de dotarlos, orientarlos y capacitarlos.

Según Highspot, «se trata de un proceso estratégico y continuo», y es que la clave del éxito está en la planificación de ventas, de la estrategia y cómo no, en la continuidad, en la iteración constante para conseguir optimizar finalmente, desde el script de venta, hasta el propio producto o servicio que se esté vendiendo.

Este proceso empieza por tener un buen contenido para vender. Y con buen contenido entendemos un contenido de calidad, que aporte valor al cliente final. Este contenido generalmente se desarrolla desde el equipo de marketing.

Las operaciones de venta gestionan de forma general, mientras que la habilitación de ventas está para ayudar y facilitar que se completen todas las tareas. Es muy común mezclar estos 2 conceptos y no en todas las empresas existe un equipo de operaciones que, por lo general, está por encima tanto del equipo de ventas como de marketing.

Por eso es importante no caer en este error común: Creer que la venta como tal, empieza en el momento de la negociación. La venta empieza mucho antes del propio acto de compra-venta. Podríamos diferenciar la venta en dos fases o etapas más generales que resume cada uno de los pasos que se deben dar.

Por un lado estaría la fase de adaptación o habilitación. El proceso se inicia en el descubrimiento por parte del posible cliente de ese producto o servicio, pero, ¿qué incluye esta fase?

• El entrenamiento de la venta o de los vendedores.

• Por otro lado estaría la planificación del contenido, el mapeo o seguimiento que se realiza de ese contenido y por supuesto la gestión y el análisis de resultados que te ayudará a optimizar el contenido.

• No te puedes olvidar de la comunicación de ventas.

• Otro de los aspectos importantes es el referente a las herramientas de generación de engagement.

• Por último estaría el incremento de la eficiencia a través de los procesos, de las herramientas adecuadas, de la capacitación, de la tecnología y del análisis de rendimiento de cualquier punto anterior.

En cuanto a la fase de operación de la venta. Se inicia desde el punto de la negociación y finaliza en el cierre de la venta. Vamos a ver qué incluye:

• Por un lado la planificación de los vendedores así como la administración de las ventas: gestionar propuestas y sus contratos.

• También la previsión de informes a realizar para un buen seguimiento

• Por último todo lo relacionado con la gestión de datos y de los sistemas utilizados como puede ser un CRM (Customer Relationship Management)

Para lograr de manera exitosa la venta, ambas fases deben estar conectadas entre sí. No pueden tratarse de manera aislada e independiente para no correr el riesgo de que el mensaje pierda conexión y sentido en alguno de los puntos del proceso.

Equipo comercial: Roles

Puede que no contemples formar un equipo dedicado a la venta, al menos en un corto plazo de tiempo, pero es importante que, aunque te dediques a ello de manera individual, conozcas todos los roles que conformarían un equipo de operaciones de venta.

En muchas ocasiones un mismo rol puede tener varias funciones asociadas. Pero de manera general podríamos diferenciar entre:

• Manager de ventas

El objetivo de un manager de un equipo comercial supervisa el cumplimiento adecuado tanto de los analistas como de los comerciales y que en todo momento cuenten con el material correspondiente. Además necesitan tener una visión muy profunda de todo el proceso de la venta.

• Analista de ventas

El analista de ventas se encarga de sintetizar todos los datos que se obtienen del CRM, o cualquier dato que se obtenga para canalizar la información y transmitirla de la mejor manera a los especialistas en ventas o comerciales para que maximizar el rendimiento.

• Especialista de ventas o comercial

El comercial realiza desde tareas de prospección, gestión de citas con los posibles clientes y el seguimiento correspondiente para conseguir la conversión.

En un equipo comercial pueden existir otros roles pero en la mayoría de los casos se podrían incluir dentro de estos 3 grupos principales o incluso pueden ser el resultado de la suma de varios de ellos.

Por eso, y aunque decidas asumir todos los roles tú mismo, es necesario que conozcas todos los departamentos para organizar todas las fases de manera adecuada. Para ello deberás analizar los datos que obtengas transformarlos para conseguir crear la mejor estrategia que logre tu objetivo final, la menta que es la propia venta.

Organización del equipo de ventas

La organización del equipo de ventas no es algo estático. Cada empresa o negocio es un mundo y del mismo modo las necesidades de cada una de ellas pueden hacer que esa organización tenga una forma u otra.

Veamos una posible estructura de cómo se puede organizar un equipo de ventas. Y es importante que veas un equipo de operaciones y un equipo de ventas no es lo mismo. Como te dije al principio este artículo se basa en una de las ‘patas’ que conforman el proceso de ventas.

De igual forma que los roles pueden dividirse en tres grandes grupos, la estructura de la imagen anterior también refleja esa diversificación en los mismos grupos.

• Administración de cuentas

Aquí no solo se clasificarían los cargos de administración que se dedican a temas de gestión, organización y coordinación, sino que, también se encuentra el equipo de Customer Success, que lucha por conseguir los mejores resultados de sus clientes.

Puede que te preguntes por qué se encuentra en el departamento de administración de ventas, el personal que vela por el éxito del cliente. Y es así porque ellos, tratan de conseguir que el cliente perdure en el tiempo, y que lo hagan de manera gustosa. Que los clientes sigan siendo clientes.

• Ventas

Dentro de este departamento se encuentran las personas que se dedican directamente al desarrollo de la venta. Puede haber más de un manager, líderes de equipos si se cuenta con más de un equipo de ventas… Pero de manera general todos luchan por conseguir el objetivo final: la venta.

• Operaciones de ventas

Por último en esta parte de la estructura, estaría el equipo de analistas, supervisados siempre por un manager. Aquí se dedican a la extracción de datos que afectan directamente a la venta con el objetivo de generar las estrategias más adecuadas para que más tarde, los comerciales puedan implementar.

Gestión de equipo de ventas: Funciones

Pero, ¿qué hace exactamente un equipo de ventas? Sencillamente desarrollar y poner en práctica toda la estrategia.

Y es que, la gestión de un equipo de ventas, pasa por definir, de manera precisa, todas las funciones que se incluyen durante el proceso. Entre las funciones más comunes se encuentran:

• Gestión y análisis de datos

Analizar y entender los datos que se generen te ayudará a entender qué procesos pueden estar fallando o en los que podrías mejorar para que los especialistas de ventas logren sus objetivos.

• Actualización tecnológica

Cuando se habla de actualización tecnológica se hace referencia a incluir un CRM para la gestión de las ventas. Y es que los CRM facilitan muchísimo la gestión de los posibles clientes, de los que ya son clientes y además puedes realizar un seguimiento de sus pasos y analizar los datos que se pueden extraer.

Si estás pensando en dedicarte a la venta o ya lo haces debes tener en cuenta que un CRM te ayudará a lograr tus objetivos de manera más sencilla además del ahorro de tiempo que supone. ¿Sabías que contar con un CRM de ventas aumenta las conversiones en un 21%?

Por ejemplo, nuestros Resellers se dedican a la creación y venta de aplicaciones móviles con una herramienta basada en la tecnología pre desarrollada.

Todos los clientes de Scoreapps que se unen al plan de Resellers, cuentan con acceso a un CRM, desde el cuál pueden controlar sus analíticas y gestionar todas sus ventas y hacer un correcto follow up de sus propios clientes. Además de poder automatizar el marketing a través de sus distintas funciones lo que permite un ahorro de tiempo.

• Previsión de ventas

Se trata de calcular cuáles son las posibilidades de venta que hay. Eso es posible gracias a un correcto análisis para sacar unas estadísticas de número de cierre de ventas por ‘x’ número de intentos. Tener estas cifras además permite establecer objetivos y luchar por superarlos.

• Generación de leads

Generar leads, es decir posibles futuros clientes es un proceso muy importante. Ten en cuenta que sin leads, no habrá venta. Para generarlos entran en juego las llamadas, las campañas que se lancen desde el equipo de marketing para atraer a personas que puedan estar interesados en el producto o servicio que ofreces.

• Estrategia de comunicación y de ventas

Desarrollar las estrategias que conviertan, es una de las funciones más importantes dentro del equipo de ventas. No solo se trata de crearlas sino de saber transmitirlas para que el equipo adecuado pueda implementarlas.

• Informes ejecutivos

Esto suele darse o bien porque los gerentes quieren saber los datos obtenidos durante el trimestre, por ejemplo o que la junto de accionistas, en caso de haberla también tenga que ser informada de todos los datos de ese tiempo para conocer la rentabilidad asociada a las estrategias que se han implementado.

Bonus Extra: Cómo manejar un equipo de ventas [Claves para mejorar la productividad]

Ahora que ya sabes cómo es una posible estructura de un equipo de ventas centrado en las operaciones, los roles y las funciones que se desempeñan, me gustaría que prestaras atención a estos consejos o buenas prácticas de cómo manejar un equipo de ventas que te ayudarán a la organización y conocer aspectos importantes para mejorar la productividad y la eficiencia.

• Realiza reuniones periódicas

Da igual si las realizas semanal, mensual o trimestralmente. El período lo decidirás tú, pero se trata de estar continuamente informado sobre todo lo que acontezca y para que puedas analizar y evaluar esos resultados.

Además, en estas reuniones puedes recibir un feedback muy valioso por parte de tu equipo de ventas que te pueden ayudar a mejorar las estrategias. También será aquí donde se pueden planear ofertas específicas, por ejemplo y cómo se van a abordar.

• Datos de rendimiento

Como hemos visto anteriormente, un CRM nos puede ayudar muchísimo para extraer datos que nos faciliten crear planes específicos. ¿Qué tipos de datos podrías obtener?

• • Número de ofertas por vendedor

• • Ventas por vendedor

• • Ratio de las ofertas conseguidas

• • Ratio de ventas realizadas por vendedor

Por otro lado siempre puedes cruzar estos datos con otro tipo para conseguir información como:

• • Porcentaje de crecimiento

• • Tasa de satisfacción del cliente

• • Número de quejas o reclamaciones

• • Indicadores basados en objetivos (KPI’s)

Una vez tienes resultados puedes empezar a definir objetivos basados en esos indicadores. Esto es lo que se conoce como KPI’s (Key Performance Indicator). Son objetivos que se establecen teniendo en cuenta las analíticas. Además te ayudará a redefinir tu estrategia.

Estos objetivos suelen ser bastante ambiciosos pero no inalcanzables. De esta manera el equipo luchará por conseguir superarlos o al menos quedarse lo más cerca de ellos.

Te veo pronto :)